Manual del Usuario. Microsft Word y Excel
Introducción
¿Qué es Microsoft Word?
Microsoft Word, es un procesador de textos que te permite hacer muchas mas cosas que en un procesador de textos normal.
En el podemos hacer texto decorado con la herramienta Word Art, podemos hacer tablas simples, complicadas o hasta que la computadora haga cálculos difíciles para uno, y algunas cosas que los procesadores de texto pueden hacer también como son cartas o tareas con texto simple.
En este manual te enseñare como hacer todo esto y mucho más.
¿Qué esperamos? Comencemos ¡YA!
Empezar a trabajar con Microsoft Word
¡El entorno de Microsoft Word!
Vamos a ver lo que contiene Microsoft Word
Como ves, todo Microsoft Word esta dividido en 3 Partes principales
• La barra de Control
• Barra de Herramientas
• Área de Texto
Herramientas de Microsoft
Vamos a empezar a ver las herramientas principales que Microsoft Word te ofrece y las opciones que tienes
Tablas: Son una Herramienta útil, principalmente para las personas que administran un negocio o que maneja el dinero, mas tarde veremos una versión mas especifica de las tablas
Word art: es una herramienta que te permite hacer logos personalizados por ti y que fácilmente puedes modificar el tamaño sin que se pixelee (ve elglosario), la sombra o el efecto de 3ª dimensión.
Ortografía y gramática: Esta es una de las herramientas más útiles, porque puedes utilizarla para cuando escribes una carta, puedes corregir los errores de ortografía, vamos a verlo mas adelante
Herramientas de Movimiento: se divide en 3 estas herramientas:
Cortar: Opción que sirve para quitar un texto o imagen desde su locación original y pegarlo en el portapapeles (ver glosario)
Copiar: Opción que sirve para hacer una copia exacta de una imagen o texto y los pega en el portapapeles (ver glosario)
Pegar: Opción que sirve para insertar el texto o imagen que esta en el portapapeles (ver glosario)
Barra de formato
Esta es una barra que sirve para modificar el texto que uno seleccione, esta dividido en 7 partes:
Fuente: Selecciona la fuente (ver glosario) que deseas aplicar, por ejemplo, yo en este manual estoy usando la fuente tahoma, pero si lo modifico puedo cambiar a Courier New, Arial, Comic Sans Ms, etc.
Tamaño de letra: Selecciona el tamaño de la letra que tu desees, puedes hacerla Mas grande, o mas pequeña.
Tipo de Resalte: Esta dividido en Negrita, que hace que llame la atención, Subrayada, para hacer énfasis y Cursiva que es principalmente para las cosas que son en otro lenguaje.
Colocación del texto: Puedes colocar el texto de diferentes formas, ahora estoy usando el de alineación a la izquierda, puedo usar
Alineación a la derecha, o
Alineación al centro o
Justificación que lo estoy mostrando ahora que sirve para que el documento se esparza uniformemente en el espacio que me dan.
Numeración y Viñetas: que sirve para poner una viñeta como la que estoy usando o una numeración que es
1. Para
2. Numerar
3. Varias
4. Cosas
Pero esto lo vamos a ver más tarde
Sangrías: que es para poner una sangría después de un párrafo que pueden ser de diferentes formas, pero eso lo vamos a ver después
Como poner una sangría
Vamos a ver una de las cosas esenciales para una carta o párrafo: Las sangrías.
¿Cómo pongo las sangrías? Hay dos formas
• Primero selecciona el texto que le quieres dar sangría, después has clic en formato y después en Párrafo. Donde dice sangría, colócale en el primer espacio cuantos centímetros quieres ponerle a tu sangría, y en el siguiente cuantos centímetros quieres del texto normal
• Selecciona el texto que le quieres dar sangría, después, en la regla (debajo de este párrafo se muestra cual es la regla), mueve los marcadores (parece uno, pero son dos, el superior y el inferior), el de arriba para la sangría normal y el de abajo para el texto normal.
Opciones de Fuente
La barra de fuente, como ya lo había mencionado, es una de las cosas más importantes de Microsoft Word; No importantes, sino las más relevantes.
Su función es proporcionar una fuente a un texto seleccionado y un tamaño también.
Numeración y Viñetas
Ahora vamos a ver numeración y viñetas.
Esta lección esta dividido en 2 secciones como podrás ver:
Numeración: Esto sirve principalmente para numerar texto o imágenes en números, y para saber cuantos productos se tienen que comprar. Para que el siguiente número aparezca solo has enter.
Ejemplo:
1. Pan
2. Azúcar
3. Leche
4. Huevos
5. etc.…
Viñetas: Esto sirve para ver donde empieza una nueva cosa, se usan principalmente en las listas que cada articulo tiene mas de una línea
Por Ejemplo:
Lo que tengo que comprar es:
• Sarasa tratara con limón no muy dulce y no muy agrio que tiene que estar cultivado en el rancho.
• Un pay de queso. Generalmente esto se encuentra en los supermercados como Aurrera…
Tablas
Ahora si vamos a entrar bien al mundo de las tablas.
Las tablas están divididas en muchas partes, vamos a ver una por una. Para empezar vamos a ver como insertar una.
Insertar una tabla: Para insertar una tabla, vayamos al símbolo solo de tabla ( ) y aparecerá un menú que te permitirá ver de cuantas columnas (vea glosario) y cuantas filas (también ver el glosario) vas a insertar. Debajo de los cuadros puedes ver la dimensión de la tabla
ºAhora vamos a ver como es que podemos modificar una tabla.
Modificar una tabla: Podemos modificar una tabla poniéndole bordes, sombreado, rellenándola, etc.; si, vamos a ver todo eso, primero.
Primero veamos el menú de tabla, y después a dibujar tabla
Ahora te va a salir una ventana que te da muchas opciones, las que yo te mencione hace poco.
Estas son:
Dibujar tabla: Te permite dibujar una tabla como tú quieras de una forma que siempre te van a salir cuadritos. Ejemplo:
Borrar una tabla: Te permite borrar una celda de la tabla o toda la tabla. Ejemplo:
Bordes de una tabla: Puedes cambiar el grosor de la tabla ( ), puedes cambiar el color de los
Bordes de la pantalla ( ) o la textura de la tabla (es el que queda).
Borde exterior: esto es solo para agregar los bordes de una celda o las que tengas seleccionada.
Dividir
Celdas: Es solo una herramienta que te permite dividir la celda actual en mas columnas o filas. Ejemplo:
Efectos de Relleno
Efectos de relleno es solo una de las mejores formas de hacer que una auto forma (ver glosario) luzca bien.
Para poner un efecto de relleno solamente se selecciona una autoforma, con el botón de relleno (ver mas abajo ¿Dónde esta el botón de relleno?) y has clic en efectos de relleno.
Líneas y líneas de entramado
Podemos cambiar el estilo de una línea, como por ejemplo, podemos hacerla mas ancha , podemos hacerla mas fina
O podemos cambiar su entramado en el menú de líneas de entramado que se ubica en la parte inferior en el menú de dibujo, selecciona estilo de guión ( ) y te aparecerá un menú de cómo quieres tu línea
Puede ser de pequeños puntos
Puede ser de puntos cuadrados
Puede ser de líneas rectas seguidas por espacios
Puede ser líneas rectas seguidas por espacios y después un cuadrado
Puede ser líneas rectas más grandes seguidas por espacios
Puede ser líneas rectas grandes seguidas por espacios y después un cuadrado
Y por ultimo líneas rectas grandes seguidas por espacios y después dos cuadros
Insertar imágenes prediseñadas y de archivo
Si quieres insertar una imagen en archivo que tu bajaste de el Internet o una imagen de Office es muy sencillo, solo has clic en el menú insertar, luego en imagen, y luego en la imagen que quieras, prediseñada o de archivo
Luego simplemente, para imágenes de archivo, encuentra la imagen y has clic en insertar, y para imágenes prediseñadas, solo tienes que seleccionar la imagen de Office que te gusto y hacer clic en insertar.
Corrección de Errores
Si un error de ortografía es detectado por Microsoft Word, este, será subrayado por el programa. Como por ejemplo:
Computaora ß Aquí esta una muestra de cómo es que el error de ortografía es subrayado por la computadora. Para corregir solo basta con hacer clic en la palabra con el botón derecho del Mouse y un menú aparecerá, dará múltiples opciones que la palabra BIEN ESCRITA puede ser.
También hay la corrección de gramática, que te subraya las cosas en verde cuando la gramática no concuerda. Ejemplo:
ß Este es un ejemplo de este
Para corregirlo es exactamente el mismo proceso que el de mala ortografía.
También, el menú tiene la opción de agregar. Esto es para que si una palabra estas seguro que esta bien, solamente has clic en agregar
Tips útiles
• Cuando vayas a poner la opción de agregar en corregir errores, estate muy seguro de que la ortografía este bien.
• En efectos de relleno, no te recomiendo usar las líneas de entramado ni imágenes, ya que puede alentarte el programa y hasta cerrarlo.
• En imágenes prediseñadas, puedes bajar más del Internet haciendo clic (estando ya en la ventana de imágenes prediseñadas) en un botón con un mundo, y puedes bajar imágenes del tema que tú quieras
Te recomiendo poner el menú de dibujo, solo haciendo clic en el botón ( ) en el menú estándar.
Pon una sangría siempre en una carta, se vera mas limpia, formal y elegante
Te recomiendo ponerle bordes a tus tablas y relleno, se verán más llamativas o nada más para hacerlas parecer importantes.
Glosario
Pixelear ("pixelee" en el texto): Cuando una imagen es agrandada y se empiezan a ver cuadritos. Ejemplo:
Para ver el gráfico seleccione la opción "Descargar" del menú superior
Portapapeles: Es el lugar (contenedor) donde se guarda la información que se corta o copia mientras se pega. Ejemplo:
Fuente: Tipo de cara de letra que quieres poner, puede ser formal o informal. Ejemplo:
Fuente: Comic Sans Ms (informal)
Fuente: Times new roman (formal)
Columnas y Filas: Las columnas y filas son las cosas esenciales de una tabla:
Autoformas: Una forma que actúa como un circulo o cuadrado que se pueden rellenar y demás. Ejemplo:
Microsoft Excel
Introducción
En esta segunda parte del manual para el usuario, vamos a aprender como a utilizar Excel, nos introduciremos en el mundo de las tablas y haremos cosas con ellas que jamás pensaste.
Excel tiene una gran variedad de cosas que si eres persona de negocios, te va a servir mucho.
Excel esta diseñado principalmente para llevar registros y calcular precios y costos de costos, esto te serviría o te servirá para tu empresa.
Pero ¿Qué esperamos? Comencemos ¡YA!
Empezar a trabajar con Microsoft Excel
Para empezar a trabajar con Microsoft Excel tenemos que familiarizarnos con el. Vamos a ver el entorno de Excel.
Como podrás ver, también esta dividido en 3 partes
• Una barra de control
• Una barra de herramientas
• 3 Hojas de cálculo
Herramientas de Microsoft Excel
Las herramientas básicas de Microsoft Word tanto como las de Microsoft Excel son las mismas como son las de copiar, pegar, cortar, tipo de resalte y tamaño de letra, esas están incluidas en la pagina 4 y 5, solo mostrare las nuevas de Excel.
Barra de Funciones: Esta es una de las cosas principales de Excel por ser tan eficiente y donde se muestran todas las formulas, las formulas y funciones las vamos a ver mas adelante.
Autosuma: La autosuma me sirve para sumar 2 o mas celdas, obviamente que contengan números y da el resultado en otra celda
Orden Ascendente: Este botón es para que el texto en una celda en vez de que el texto vaya en orden de izquierda a derecha, vaya de arriba para abajo
Graficas: Este botón es para insertar una grafica en la hoja de cálculo, hay muchos tipos de graficas, pero eso lo vamos a ver después.
Copiar Formato: Copia el formato de una celda a la que estaba seleccionada, como dinero, contabilidad, etc.
Estilos: Estos son los estilos, nos sirven para identificar que tipo de moneda, porcentaje o decimales quiere uno. El primero es para moneda, solamente pones un numero y al quitar la selección de la celda aparece el signo de pesos y .00, el siguiente es porcentaje, hace lo mismo solamente que no se pone el signo de pesos sino el de porcientos, y el ultimo es para que aparezcan decimales a lado de el numero
Agregar o disminuir decimales: Estos botones sirven para disminuir o aumentar decimales en un número con muchos decimales
Unir celdas: Este botón es muy útil, es para unir 2 o mas celdas y sirve principalmente para titulares
Que es Microsoft Excel y cuales son sus características
Excel es un programa que sirve para hacer hojas de cálculo y de eso se puede sacar mucho provecho, porque no solo es para hacer hojas, sino para calcular, convertir, expresas, graficar y muchas cosas más.
Las principales características de Excel son:
• Es una hoja de cálculo
• Puede hacer cálculos muy largos
• Tiene limitaciones increíblemente pequeñas
• Una tabla no es un reto par Excel
• Plantillas y ejemplos muy explícitos
• Relleno y formato de celdas
Insertar una función
Una función, es un comando que le das a Excel para que haga una cosa determinada, nosotros solo aprenderemos las 4 primeras cosas.
Pero primero, tienes que aprender los requisitos para una formula.
• Tiene que empezar con el signo de igual, así le darás a entender a la computadora que vas a hacer una formula o función:
Ejemplo: =
• Después del signo de igual, tienes que decirle que es lo que quiere que haga (insertar función) las 4 funciones que vamos a ver son:
•
o Suma: Suma todas las celdas seleccionadas
o Promedio: Da el promedio de todas las celdas seleccionadas
o Max: Te da el numero mas grande de las celdas seleccionadas
o Min: Te da el numero mas pequeño de las celdas seleccionadas
Ejemplo: =suma
• Ahora, tenemos que abrir paréntesis y ahí especificar donde es que queremos que sume, de el promedio, el mínimo o el máximo numero (en cual celda(s))
Ejemplo: =suma (a1, a2, a3)
A
1 1
2 2
3 3
4 =suma(a1,a2,a3)
• Finalmente, solamente has clic en cualquier de las otras celdas y el resultado va a aparecer
Ejemplo:
A
1 1
2 2
3 3
4 6
Para métodos más fáciles, en vez de poner a1, a2, a3, a4…, puedes poner a1:a4
Hacer una formula
Una formula es casi como una función, una función es algo que la computadora ya tiene hecho (algo que esta guardado para que haga algo) y una formula, es como tu función personalizada.
La formula se hace casi igual que la función:
• Empezamos con un signo de igual
• Ahora tú puedes hacer una operación básica o larga con respecto a una celda
Los caracteres que se usan en operaciones básicas son:
+ Para sumar
- Para restar
* Para multiplicar
/ Para dividir
También puedes incluir una función en una formula como:
=a1+3*2*suma (a2:a4)
Las formulas son igual o mas útiles que las funciones porque la computadora no sabe a lo que una empresa, negocio o tu se van a enfrentar
Las formulas pueden "sustituir" a las funciones, por ejemplo:
En vez de =promedio (a1:a3) puedes poner =a1+a2+a3/3, claro que las funciones son mas practicas que las formulas, pero viéndolo desde otro punto de vista, es muy útil
Insertar una fila o una columna
Insertar una fila o una columna puede ser muy útil cuando hiciste mal los cálculos de filas o columnas te faltan o te sobran columnas, pero eso ya no es un obstáculo mas para Microsoft Excel
Es muy sencillo insertar una fila o columna. Digamos que tienes 2 diferentes bases de datos y necesitas mas espacio en el medio, solo sigue estas 2 instrucciones fáciles de seguir:
• Selecciona una celda donde quieres que se inserte abajo tu nueva fila y has clic en el botón derecho y presiona insertar…
• Selecciona insertar toda una fila y listo, te la inserta
Este método también funciona con las columnas, solo has clic en insertar toda una columna.
También puedes eliminar una fila completa o columna, solamente haciendo estos 2 pasos:
• Selecciona una celda donde quieres que se elimine en la misma fila (en la seleccionada) y has clic en el botón derecho y presiona eliminar…
• Selecciona eliminar toda una fila y listo, esta eliminada
Si, también funciona para las columnas, solo has clic en eliminar toda una columna.
Encabezados y relleno de celdas
Los encabezados, probablemente sean una de las cosas que mas se usan en una base de datos, como el nombre de la empresa, nombre de transición,factura, etc. Esto es una cosa muy fácil de hacer en Excel
Solamente tienes que seleccionar las columnas que quieres juntar, y has clic en el botón de combinar y centrar, así:
Para rellenar una celda, puedes usar la opción de relleno en el menú de herramientas "dibujo", si no lo tienes, solamente has clic en . Solamente selecciona el color que quieres que una celda tenga de color y listo
Ejemplo:
Gráficas y tipos de ellas
Las graficas son otras de las cosas más importantes de Excel, ellas nos pueden representar los resultados de miles de cosas como boletas, recibos, préstamos, etc., en un simple dibujo.
Vamos a ver como insertar una grafica y que nos muestren los datos de celdas actuales.
• Selecciona los datos que quieres representar
• Has clic en el botón para insertar la grafica
• Has clic en la grafica que quieras insertar en tu hoja (tipos de graficas mas adelante)
• Has clic en siguiente
• En el siguiente paso, omítelo (2/4)
• En el paso 3 de 4 puedes incluir un titulo y ponerle etiquetas a los ejes X e Y
• En el ultimo paso solamente tienes que especificar si quieres poner la grafica en la misma hoja o en una nueva
Los tipos de gráficas son:
Columnas y barras: Para comparar valores
Líneas: Mostrar fácilmente muchos números
Circular: El por ciento de un todo
Área: Presenta la tendencia a través de el tiempo
Bibliografía:
"Aprenda acerca de Office", Armando Segoviano, Editoriales Santillana, Pág. 14-65 y Pág. 190-234
